Plus de 5 types de contenus à gérer Plus d'un classeur à 4 tiroirs à gérer Contenus rapidement périmés une fois imprimés Duplication des mêmes contenus entre documents
"Quelle est la bonne copie de la pièce jointe?" Le courrier électronique peut facilement entraîner
une grande quantité de versions d'un même rapport.
Vos tâches d'affaires ...
Plus de trois auteurs rédigent vos contenus d'affaires Plus d'un auteur rédigent un même contenu d'affaires Assemblage des contenus en un dossier d'affaires complet Répétition des informations transmises à vos clients... Diffusion vers plusieurs médias : site web, imprimante,... Vous exploitez un système informatisé de gestion de contenus
Vos difficultés actuelles ...
Contenus inconsistants entre documents Formats inconsistants dans un document Fréquentes erreurs : inexactitude et confusion des contenus Contenus incomplets pour supporter la tâche en cours du lecteur Contexte inconnu: auteur, date, révisions, références, pièces jointes... Aucune copie de sauvegarde à l'extérieur de votre entreprise Confidentialité rudimentaire des accès aux contenus Difficulté de connaître et trouver l'information disponible et à jour Long délais de révision, d'approbation et de diffusion de vos contenus d'affaires Conversion fréquente des formats des fichiers : .doc, .pdf, .xls, .txt... Réception excessive d'informations non-sollicitées
Voici vos résultats d'analyse. Merci d'avoir compléter le questionnaire ci-dessus.
Constat général :
Vos réponses mettent en relief le peu d'avantages actuels d'une implantation future d'un SGCW pour votre entreprise.
Vos réponses mettent en relief le peu d'avantages d'une nouvelle implantation d'un SGCW pour votre entreprise.
Vos réponses mettent en relief les nombreux avantages potentiels d'exploiter votre système de gestion de contenus Web pour votre entreprise.
Vos réponses mettent en relief les nombreux avantages que vous offriraient une nouvelle implantation d'un système de gestion de contenus Web pour votre entreprise.
En effet, durant l'exploitation journalière de votre entreprise vous réussissez à gérer et échanger efficacement vos contenus d'affaires sans l'aide d'un système centralisé. Bravo ! Si des lacunes apparaissent, n'hésiter pas à compléter de nouveau ce questionnaire.
Bravo! L'exploitation actuelle de votre système de gestion de contenus répond bien à vos besoins actuels.
Toutefois, l'exploitation journalière de votre entreprise semble nécessiter peu d'échanges de contenus d'affaires. Malgré tout vous subissez déjà plusieurs lacunes à les gérer. Si les coûts afférents à ces lacunes sont élevés, il est recommandé de poursuivre la lecture des résultats d'analyse ci-dessous.
Résultats d'analyses spécifiques à votre situation d'affaires : Votre entreprise devrait tirer les avantages spécifiques suivants de l'exploitation d'un système de gestion de contenus Web :
Cliquer chaque avantage pour le détailler ou le bouton ci-dessous
Recherche mieux ciblée et complète des contenus d'affaires pertinents.
Il est essentiel d'offrir tous les contenus - ni plus, ni moins - requis aux réflexions du lecteur pour l'aider à accomplir sa tâche en cours (apprentissage, décision, se renseigner, compléter un dossier,...).
Les contenus doivent donc tirer avantages de métadonnées sémantiques et d'assemblage ainsi qu'un dictionnaire de synonymes et d'abréviations.
Les métadonnées sont des noms et des relations standardisés sur lesquels sont "agrafés" les contenus pour faciliter leur accès, leur assemblage, leur réutilisation et l'automatisation de tâches répétitives. La figure ci-contre illustre des métadonneés sémantiques classiques auxquelles s'ajoutent des métadonnées d'assemblage, de gestion, de formattage et d'inclusion.
Exemple de métadonnées sémantiques
Compréhension améliorée de vos contenus d'affaires.
Il y a autant de compréhension d'un texte qu'il y a de lecteurs. Le défi pour les auteurs est d'assurer une compréhension adéquate et unique de leurs contenus d'affaires. Pour obtenir un meilleur décodage, évitez, entre autres les :
contradictions entre documents ;
présentations disparates des documents ;
inexactitudes et confusions des contenus ;
manques d'informations pour travailler ;
contenus sans référence.
Un système de gestion de contenu Web, appuyé par une bonne architecture de contenus, favorise la production de contenus cohérents, bien organisés, bien édités, opportuns, complets et présentés dans des formats attrayants, interactifs, et cohérents avec les tâches à réaliser par leurs lecteurs.
Modèle simple de communication
Fiabilité accrue de vos contenus d'affaires.
La qualité des contenus est au premier rang des facteurs qui fidélisent vos lecteurs (clients, fournisseurs et collègues). Évitez, entre autres, les :
impressions de contenus rapidement périmables ;
copies directes des contenus dans plus d'un document ;
inexactitudes et confusions des contenus ;
contenus 'cul de sac': sans référence et liens transversaux ;
mises à jour laborieuses forçant de longs délais.
Un système de gestion de contenu Web, implanté avec un bon guide de rédaction et des règles de validation simples, vous permettra d'enrichir et détailler vos contenus d'affaires tout en vous rendant très efficace pour les tenir à jour.
Rédaction accélérée de vos documents d'affaires.
L'objectif est de rédiger, réutiliser et assembler des contenus sans effort indu de recherche et de mise en page (en général 50% des efforts de rédaction et plus).
Comment ? en adaptant des gabarits d'entrées et de sorties répondant à vos besoins en des temps records. Ces gabarits rendent indépendants la saisie du contenu (édition) de sa mise en page (présentation).
MS Word et les logiciels du même acabit produisent des documents :
monolithiques, destinés à être uniquement imprimés ;
sans aucune personnalisation selon les lecteurs ciblés ;
difficiles à tenir à jour et à classer ;
nécessitant des efforts abusifs de mise en page ;
ne facilitant pas la réutilisation des contenus.
Processus éditorial simplifié et accéléré de vos contenus d'affaires.
Vous devez soutenir la circulation de vos contenus et documents à l'intérieur des processus d'affaires de votre entreprise. Comment y parvenir ?
par le retrait des étapes sans valeur ajoutée (ex: fusion des commentaires, manutention de papiers, copie/coller) ;
par l'automatisation de certaines étapes (ex: conversion, régistration, assignation) ;
par l'automatisation de règles d'affaires simples (ex: approbation immédiate selon certains critères, gestion du calendrier de publication).
L'exploitation d'un système de gestion de contenu Web, appuyé par un bon gestionnaire de tâches et de projets de publication, augmentera l'efficacité de votre personnel et réduira substantiellement vos délais totaux d'édition et de publication de vos contenus :
Assemblage simplifié, plus rapide et complet de vos documents d'affaires.
Personne n'est prêt à investir des efforts supplémentaires pour tirer les avantages à moyen terme de la réutilisation. Vous voulez plutôt reduire ces efforts, ce qui tombe sous le sens, n'est-ce pas ? Avant tout, il faut distinguer la saisie du contenu de son assemblage, pour ainsi le saisir qu'une seule fois dès sa conception. On distinque alors deux rôles d'auteurs: Celui associé à l'emploi de :
logiciels banalisés de saisie de contenu (ce qui n'inclut pas MS Word et les logiciels du même acabit),
logiciels d'assemblage pour présentations variées (tel que la suite WebByzz).
L'exploitation d'un système de gestion de contenu Web multi-tâches et multi-auteurs, appuyé par un bon éditeur de gabarits, rendra simple et efficace la réutilisation de vos contenus d'affaires.
Les documents traditionnels :
abondent en contenus copiés d'autres sources,
n'offrent aucun accès direct aux références externes,
requierent de longs délais de mise-à-jour,
ont des mises en page immuables,
sont rédigés pour un nombre limité de lecteurs,
sont destinés à un média de sortie unique,
ont une structure linéaire statique difficile à écrémer.
Distribution simplifiée, plus rapide et complète de vos documents d'affaires.
Vous désirez :
permettre divers assemblages d'un même groupe de contenus et le diffuser sur plusieurs médias : site web, imprimante,...
accélérer les révisions, les approbations et le contrôle des versions des documents,
supporter les auteurs pour qu'ils s'adaptent aux médias préférés de leurs lecteurs.
L'exploitation d'un système de gestion de contenu Web, appuyé par une solide architecture technologique de publication multi-sites et multi-média, rendra simple et efficace la distribution de vos documents d'affaires.
Destinataires mieux ciblés de vos contenus d'affaires.
Ne transmettre que des contenus pertinents pour tous, constitue un défi d'entreprise important ! En effet, chaque entreprise a des myriades de contenus d'affaires qu'elle distribue à ses employés, ses clients et ses fournisseurs.
La notification personnalisée par courrier électronique des nouvelles versions d'un contenu aide à atteindre cette pertinence. Un système de gestion de contenus Web, appuyé par des fonctions "self-service" d'abonnement à la notification, constitue une excellente plateforme pour offrir la bonne information, à la bonne personne au bon moment.
Confidentialité améliorée de vos contenus d'affaires.
La centralisation des contenus doit également assurer leur confidentialité. Ils ne doivent être accessibles que par les destinataires invités.
Les droits d'accés sont: aucun, en création, en lecture, en édition et en retrait. Par exemple la partie supérieure du formulaire ci-contre peut être créé par n'importe quel employé. Une fois créé, il ne peut être édité que par cet employé. Un membre du personnel des ressources humaines le complète (mais ne peut modifier la partie complétée par l'employé) et le tout est approuvé par le directeur.
Un système de gestion sécurisé de contenus centralisés Web, couplé à un bon gestionnaire de tâches et de droits d'accès, augmentera substantiellement la confidentialité réelle de vos échanges.
Un "Web de confiance" sera ainsi créé.
Sauvegarde améliorée de vos contenus d'affaires.
Tous vos contenus d'affaires constituent la mémoire de votre entreprise: tant du point de vue organisationnel qu'opérationnel.
Des copies de sauvegarde périodiques sont requises pour contrer les désastres éventuels: tels qu'un incendie, le vandalisme, le vol ou bris d'un PC, le bris d'un disque rigide d'un serveur, etc.
Un système de gestion de contenus Web offre une contentralisation des contenus faciles à sauvegarder, en particulier lorsqu'une entreprise est impartie pour héberger et exploiter à haute sécurité et à haute fiabilité l'ensemble du système à distance via le web (extranet).
Plus d'un classeur à 4 tiroirs à gérer
"Quelle est la
monolithiques, destinés à être uniquement imprimés ;
difficiles à tenir à jour et à classer ;
Les documents traditionnels :
Un système de gestion sécurisé de contenus centralisés Web, couplé à un bon gestionnaire de tâches et de droits d'accès, augmentera substantiellement la confidentialité réelle de vos échanges.